What is a CMS?

Anche se le singole parole che compongono il termine "sistema di gestione dei contenuti" sono facilmente comprensibili, se usate insieme, assumono un significato specifico. 

Chiunque possieda una raccolta sa che a volte può essere difficile trovare un particolare oggetto, e pertanto è utile organizzare la raccolta utilizzando un sistema. È possibile organizzare i "contenuti" in vari modi, ad esempio in ordine alfabetico o cronologico, per trovare le cose più facilmente e gestirle in modo più efficace. 

Questo è un "sistema di gestione" per i "contenuti", ma non è quello che intendiamo quando parliamo di un "sistema di gestione dei contenuti" o "CMS". 

In particolare, un CMS è un sistema software o una piattaforma utilizzata dalle aziende per gestire i propri contenuti digitali, come pagine Web, documenti, immagini o video. Le aziende possono avere centinaia, se non migliaia, o addirittura decine di migliaia di contenuti digitali da organizzare e a cui devono poter accedere. 

Includendo i contenuti in un sistema, l'azienda può gestirli in base alle proprie esigenze, ad esempio per controllare chi ha accesso a quali contenuti, decidere dove visualizzare i contenuti, vedere quando sono stati aggiornati e così via.

A cosa serve un CMS? 

Esistono tre modi principali in cui le aziende utilizzano i sistemi CMS. 

1. Per creare, modificare, gestire e distribuire contenuti sui propri canali digitali, come siti Web e app mobili, ma anche display nei punti vendita o sistemi di intrattenimento di bordo, solo per citarne alcuni.
2. Per aiutare il personale a lavorare in modo più efficiente e a condividere le conoscenze tra team, divisioni o l'intera organizzazione, grazie alla possibilità di creare, modificare, collaborare e condividere i contenuti tramite una intranet o un hub di conoscenze.
3. Per lavorare in modo più efficiente con partner o altre parti interessate esterne, rendendo i contenuti facilmente accessibili a tutti tramite una extranet o un portale. 

Sebbene poco pubblicizzati, i CMS rivestono un ruolo fondamentale nelle moderne imprese: né l'economia digitale né il "lavoro da casa" sarebbero in grado di funzionare ovunque in modo efficace senza questi sistemi. Aiutano le aziende a semplificare e automatizzare i processi coinvolti nella produzione e nella distribuzione dei contenuti, consentendo al personale di lavorare in modo molto più efficiente e ai clienti di usufruire di esperienze online migliori.

Spiegazione dei diversi tipi di CMS

Il sistema FileNet di IBM è ampiamente riconosciuto come il primo CMS in assoluto. Dopo la sua introduzione nei primi anni '90, molte aziende hanno lanciato sul mercato altri CMS. 

Nel corso degli anni sono stati sviluppati diversi tipi di CMS. Variano a seconda del loro scopo specifico (caso di utilizzo), della loro architettura e dei modelli di licenza. 

Le differenze principali tra i diversi sistemi sono riportate di seguito.

Sistemi di gestione dei contenuti Web (WCM)
e
sistemi di gestione dei contenuti basati su componenti (CCMS) 

• Con un CMS Web è possibile creare, modificare e gestire pagine Web. Iniziarono per le pagine HTML, servite su siti Web esterni, ma presto divennero popolari anche per il pubblico interno su intranet. Questi sistemi in genere sono incentrati sulla pagina perché consentono di modificare una pagina nel suo complesso. Tuttavia, questo modello presenta gravi limitazioni in quanto comporta la copia/clonazione dei contenuti, ad esempio quando è necessario visualizzare una parte delle informazioni in due aree distinte del sito Web. I migliori CMS Web consentono ora di trattare i contenuti come articoli riutilizzabili: gli stessi contenuti possono essere visualizzati in varie aree del sito senza dover copiarli ogni volta.

• Un CCMS viene utilizzato per gestire contenuti basati su componenti come le informazioni tecniche sui prodotti (ad esempio i manuali dell'utente) che tradizionalmente venivano pubblicati in formato cartaceo o PDF. La possibilità di riutilizzo è il grande fattore trainante dell'organizzazione in "componenti" dei contenuti. Quando il modello B di un'apparecchiatura sostituisce il modello A, sono necessarie solo poche piccole modifiche e la maggior parte dei contenuti può essere riutilizzata senza dover duplicarla. Se, ad esempio, il manuale per il modello A contiene 2.000 paragrafi di informazioni, ma è necessario modificare solo 10 paragrafi per ripubblicarlo come nuovo manuale per il modello B, è possibile riutilizzare in modo rapido e semplice gli altri 1.990 paragrafi.
  
  Al giorno d'oggi, il caso di utilizzo dei CCMS va oltre la stampa e il PDF, poiché le aziende spesso vogliono pubblicare queste informazioni anche online come singole pagine Web o come snippet piuttosto che come PDF. Inoltre, i CCMS vengono sempre più utilizzati per contenuti più ampi rispetto alla semplice documentazione tecnica, come la gestione di policy, procedure, linee guida, ecc. in settori non tecnici.

CMS commerciali e open source 

• I CMS commerciali sono i sistemi venduti da un fornitore. Offrono al cliente una licenza (perpetua o a termine) o un modello di abbonamento. Poiché creano e gestiscono il software per il cliente, potete contattare il supporto tecnico in caso di problemi e, a seconda della priorità, li risolveranno entro un periodo di tempo concordato.

• Un CMS open source è un prodotto CMS "gratuito". È possibile scaricare il software e utilizzarlo senza dover pagare un costo di licenza. Esiste una community di sviluppatori che lo costruisce e lo gestisce. Ovviamente, la gratuità è un ottimo vantaggio, ma è importante ricordare che per l'implementazione e la manutenzione sono necessarie competenze tecniche (sono necessari professionisti IT) e non vi è alcuna garanzia che funzionerà per le esigenze specifiche della vostra azienda. In caso di guasti o problemi, l'azienda dipende dalla capacità di risolverli della community o del personale IT interno.
  
  Questo modello si è evoluto e oggi è possibile utilizzare alcuni prodotti open source tramite un provider di servizi, che può offrire una versione gestita di tale CMS e fornire un accordo sul livello di servizio.

CMS headless e head-on 

Spesso si sente il termine "CMS headless". L'idea non è nuova. Infatti, alcuni CMS dei primi anni 2000 erano già "headless". 

Cos'è un CMS "headless"? 

Per "head" si intende il sito Web (o l'"applicazione Web") che viene eseguito sul CMS. Pertanto, un CMS "headless" non dispone di un sito Web come livello di presentazione, a differenza di un CMS "head-on". Un sistema "headless" espone i contenuti tramite API (spesso in formato JSON) come metodo principale per distribuire i contenuti, mentre i CMS "head-on" distribuiscono i loro contenuti tramite pagine HTML, direttamente a un sito Web.

Entrambi gli approcci hanno pro e contro, come la possibilità di modificare nel contesto una pagina Web con un CMS head-on e la possibilità di distribuire contenuti in più formati a più dispositivi con un CMS headless, quindi vengono promossi anche CMS di tipo ibrido, che combinano il meglio dei due mondi.

Intelligenza artificiale per la gestione dei contenuti

Esistono due aree chiave in cui l'intelligenza artificiale (AI) viene utilizzata nella gestione dei contenuti.

• Intelligenza artificiale per la personalizzazione. Si tratta di un'area chiave in cui la tecnologia Web CMS inizia a utilizzare l'intelligenza artificiale per personalizzare i contenuti in base al destinatario in modo molto migliore. In base al comportamento di navigazione e alle interazioni e preferenze passate, il sistema cerca di fornire contenuti pertinenti per il visitatore in quel momento. Cosa che un CMS basato sulle pagine non è in grado di fare. Il sistema deve essere in grado di gestire i contenuti come singoli elementi che possono essere assemblati dinamicamente e riassemblati per creare esperienze digitali coinvolgenti e personalizzate.

• Intelligenza artificiale semantica. È un modo per rendere i contenuti più "intelligenti" e semplificare l'individuazione e la ricerca. Da un lato, l'intelligenza artificiale semantica aiuta gli autori a taggare automaticamente i contenuti, in genere secondo una tassonomia, in modo che siano classificati in modo coerente in tutto il sistema. Dall'altro, migliora notevolmente i risultati delle ricerche. Si apre la possibilità di trovare contenuti correlati, in base all'intento di ricerca dell'utente, anziché alle parole esatte utilizzate per la ricerca.
  
  L'intelligenza artificiale semantica può essere utilizzata sia nei CMS Web che nei CCMS.

E ora? 

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Ulteriori informazioni sui CMS headless sono disponibili nel nostro articolo di blog "Headless CMS. To chop or not to chop?".