What is a CMS?

Bien que de manière individuelle chaque terme qui compose un « système de gestion de contenu » se comprend facilement, lorsqu'ils sont utilisés ensemble, ils ont une signification précise. 

Lorsque vous disposez d'une collection, il peut parfois être difficile de trouver un article en particulier. Le système entre en jeu à ce moment-là et peut vous aider à organiser cette collection. Pour trouver des éléments plus facilement et les gérer de manière plus efficace, vous pouvez trier votre contenu, par ordre alphabétique ou chronologique. 

Il ne s'agit pas simplement d'un « système de gestion de contenu » ou « CMS ». 

En réalité, un CMS est un logiciel ou une plateforme qu'utilisent les entreprises pour gérer leur contenu numérique, qu'il s'agisse de pages Web, de documents, d'images ou de vidéos. Les entreprises possèdent des centaines, des milliers, voire des dizaines de milliers de contenus numériques qu'elles doivent organiser et auxquels elles doivent pouvoir accéder. 

Grâce au système, les entreprises peuvent gérer le contenu en fonction de leurs besoins. Elles peuvent par exemple contrôler qui a accès à quel contenu, déterminer à quel endroit le contenu apparaîtra, voir quand ce dernier a été mis à jour pour la dernière fois, etc.

À quoi sert un CMS ? 

Les entreprises utilisent principalement les CMS de trois manières différentes. 

1. Pour créer, modifier, gérer et diffuser du contenu sur leurs canaux numériques tels que les sites Web et les applications mobiles, mais aussi sur les écrans en magasin ou les systèmes de divertissement en vol pour ne citer que quelques exemples.
2. Pour aider les membres du personnel à travailler de manière plus efficace et à partager leurs connaissances entre les équipes, les divisions ou avec l'ensemble de l'entreprise, avec la possibilité de créer, modifier, collaborer et partager du contenu entre eux via un intranet ou une plateforme de connaissances.
3. Pour travailler plus efficacement avec des partenaires ou d'autres parties prenantes externes en rendant le contenu facilement accessible à toutes les parties par le biais d'un extranet ou d'un portail. 

Très méconnus, les CMS jouent un rôle fondamental dans les entreprises aujourd'hui et sans eux, ni l'économie numérique ni le travail à domicile ne seraient aussi efficaces. Ils aident les entreprises à rationaliser et à automatiser les processus de production et de distribution de contenu, permettant au personnel d'être beaucoup plus performant et aux clients de profiter d'une meilleure expérience en ligne.

Présentation des différents types de CMS

Le tout premier CMS reconnu est le système FileNet d'IBM conçu au début des années 1990. Depuis, de nombreuses entreprises ont développé des CMS pour le marché. 

Au fil du temps, différents types de CMS ont été développés. Ils varient en fonction de leur objectif particulier (cas d'utilisation), de leur architecture et de leurs modèles de licence. 

Les principales différences entre ces CMS sont indiquées ci-dessous.

La gestion des contenus Web (WCM)
et
les systèmes de gestion de contenu par composant (CCMS) 

• Grâce à un CMS Web, vous pouvez créer, modifier et gérer des pages Web. À l'origine, ces pages étaient des pages HTML, diffusées sur des sites Web externes, mais elles ont rapidement été réputées pour répondre également aux besoins des publics internes sur les intranets. Habituellement, ces systèmes sont centrés sur la page, ce qui vous permet de modifier l'ensemble d'une page. Toutefois, ce modèle présente des limites importantes, car il implique la copie/le clonage de contenu, par exemple lorsqu'une information doit être affichée dans deux zones du site Web. Les CMS Web améliorés vous permettent désormais de travailler avec du contenu réutilisable, ce qui signifie que le même contenu peut être affiché à différents endroits sans que vous ayez besoin de le copier à chaque fois.

• Un CCMS est utilisé pour gérer du contenu hautement organisé par composants, tel que des informations techniques sur les produits (p. ex. manuels de l'utilisateur) qui ont été publiées au format papier ou PDF. La réutilisation du contenu est un élément majeur de l'utilisation des composants du contenu. Lorsque le modèle B d'un équipement remplace le modèle A et que quelques petites modifications de contenu sont nécessaires, la majorité du contenu peut être réutilisée sans que vous ayez besoin de le dupliquer. Par exemple, si le manuel du modèle A comporte 2 000 paragraphes d'informations, mais que vous n'avez besoin de modifier que 10 paragraphes afin de le republier en tant que nouveau manuel du modèle B, vous pouvez réutiliser rapidement et facilement les 1 990 autres paragraphes.
  
  Aujourd'hui, l'utilisation des CCMS va bien au-delà du format papier et PDF. En effet, les entreprises souhaitent souvent publier leurs informations en ligne à la fois sous forme de pages Web individuelles, mais également d'extrait plutôt que de fichier PDF volumineux. Les CCMS sont également de plus en plus utilisés dans les secteurs non techniques pour du contenu plus général que la simple documentation technique, telle que la gestion des politiques, des procédures, des directives, etc.

CMS commerciaux et CMS open source 

• Les CMS commerciaux sont ceux que vous achetez auprès d'un fournisseur. Celui-ci vous propose soit une licence que vous achetez (licence perpétuelle ou à terme), soit un modèle d'abonnement. Dans la mesure où le fournisseur crée et gère le logiciel à votre place, il dispose également d'un service d'assistance que vous pouvez contacter et qui s'occupera de votre problème dans un délai convenu et en fonction de son importance.

• Un CMS open source est un CMS « gratuit ». Vous pouvez télécharger le logiciel et l'utiliser sans avoir à payer de frais de licence. Il est conçu et géré par une communauté de développeurs. La gratuité de ce type de CMS étant un point positif, notez toutefois que des compétences techniques sont essentielles pour le mettre en place et le gérer (des professionnels de l'informatique sont nécessaires) et que rien ne garantit qu'il fonctionnera et s'adaptera à vos besoins. En cas de problème, vous pourrez uniquement compter sur la communauté ou votre personnel informatique.
  
  En revanche, ce modèle ayant évolué, vous pouvez désormais choisir d'utiliser des produits open source par le biais d'un fournisseur de services et bénéficier d'une version gérée de ce type de CMS ainsi que d'un contrat de niveau de service.

CMS sans tête et CMS traditionnel 

L'expression « CMS sans tête » est relativement répandue. Toutefois, son apparition n'est pas récente. En effet, un certain nombre de CMS du début des années 2000 étaient déjà « sans tête ». 

Mais qu'est-ce qu'un CMS « sans tête » ? 

Le terme « tête » fait référence au site Web (ou à l'« application Web ») qui s'exécute sur le CMS. Par conséquent un CMS dit « sans tête » n'utilise pas de site Web comme couche de présentation, contrairement à un CMS dit « traditionnel ». Un système « sans tête » diffuse principalement du contenu via des API (souvent au format JSON), tandis que les CMS « traditionnels » diffusent leur contenu par le biais de pages HTML, directement sur un site Web.

Chaque approche présente des avantages et des inconvénients, comme la possibilité d'apporter des modifications contextuelles à une page Web avec un CMS traditionnel et la possibilité de diffuser du contenu dans plusieurs formats et sur plusieurs appareils avec un CMS sans tête. Les CMS hybrides, qui combinent le meilleur des deux types de systèmes, font donc souvent l'objet de promotions.

L'intelligence artificielle au service de la gestion de contenu

En matière de gestion de contenu, l'intelligence artificielle (IA) est utilisée dans deux domaines clés.

• L'IA au service de la personnalisation. Il s'agit d'un domaine clé dans lequel la technologie CMS Web commence peu à peu à utiliser l'IA pour adapter le contenu au destinataire, et ce de manière beaucoup plus efficace. En fonction de l'utilisation des liens de navigation, des interactions passées et des préférences, le système tente de diffuser du contenu pertinent pour le visiteur sur le moment. Toutefois, un CMS basé sur une page n'est pas en mesure de faire cela. Le système doit être capable de gérer le contenu sous forme d'éléments individuels qui peuvent être assemblés et réassemblés de manière dynamique afin de créer des expériences numériques attrayantes et personnalisées.

• L'IA sémantique. Il s'agit d'une solution permettant de rendre le contenu plus intelligent et de faciliter la découverte et la recherche. L'IA sémantique aide dans un premier temps les rédacteurs de contenu à effectuer un balisage automatique de celui-ci, généralement selon une taxonomie, afin qu'il soit systématiquement classé dans l'ensemble du système. De plus, elle améliore considérablement les résultats de recherche. L'IA sémantique permet de trouver du contenu similaire, en se basant sur l'intention de recherche de l'utilisateur, plutôt que sur les mots exacts qu'il utilise pour effectuer sa recherche.
  
  L'IA sémantique peut être utilisée dans les CMS Web et les systèmes de gestion de contenu par composant (CCMS).

Et après ? 

Pour en savoir plus sur la façon dont RWS réinvente la gestion de contenu grâce à notre CMS d'entreprise unique et flexible, consultez notre page Tridion. 

Pour plus d'informations sur les CMS sans tête, consultez notre article de blog « CMS sans tête. Cette solution est-elle fiable ? ».