California Casualty transforme ses environnements numériques de travail
California Casualty propose aux particuliers une assurance automobile et habitation par le biais de groupes d'affinité, notamment dans les secteurs de l'éducation, de l'application des lois, de la lutte contre les incendies et des soins infirmiers.
L'entreprise s'est rapidement développée (en passant de 13 à 44 États américains) et le nombre de documents dont elle avait la charge a augmenté de manière significative. Bien qu'elle ait déjà mis en place un système de gestion de documents, au bout d'une dizaine d'années d'utilisation, les trois membres de l'équipe en charge de la gestion des connaissances peinaient à gérer les quelque 35 000 documents.
L'équipe avait du mal à trouver les informations dont elle avait besoin, 90 % des agents consacrant quotidiennement entre 30 minutes et une heure, voire plus, à la recherche d'informations. Beaucoup abandonnaient et appelaient le centre d'assistance.
« L'adoption de Tridion Docs a permis à mon équipe de réduire considérablement le nombre de documents que nous conservons et d'assurer la cohérence de l'ensemble de notre contenu. Notre personnel a gagné un temps considérable, a pu fournir un service client de qualité et travailler plus efficacement ».
Défis
- Simplification et accélération des recherches d'informations
- Réduction de la surcharge de documents et plus grande confiance de l'équipe dans l'exactitude des informations
- Application des modifications de manière cohérente sur un grand nombre de documents et suppression des incohérences entre les documents
Solution
- Tridion Docs (gestion de contenu par composant)
- Technologie de gestion de la traduction RWS
Résultats
- Nombre de documents passant de 35 000 à 6 500, soit une réduction de 81 %
- Mise en place d'une « source unique d'informations fiables » en laquelle le personnel peut avoir confiance et sur laquelle il peut compter pour être à jour partout où elle apparaît
- Amélioration de la qualité de la navigation de 57 %, afin que les utilisateurs puissent accéder directement au contenu au lieu de le rechercher
- Augmentation de la productivité des employés en libérant du temps auparavant consacré à la recherche de contenu ; accès aux informations amélioré de 75 %