What is a CMS?

Aunque las palabras que forman el término «sistema de gestión de contenidos» se entienden fácilmente por separado, en conjunto adquieren un significado distinto. 

Si tienes una colección, a veces puede ser difícil encontrar un elemento en concreto, por lo que será bastante útil organizarla utilizando un sistema. Puedes ordenar el «contenido» alfabéticamente o cronológicamente, por ejemplo, para encontrar lo que buscas con más facilidad y gestionarlo de forma más eficaz. 

Se trata de un «sistema para gestionar» tu «contenido», pero no es esto a lo que nos referimos cuando hablamos de un «sistema de gestión de contenidos» o «CMS». 

En concreto, un CMS es un sistema o plataforma de software que utilizan las empresas para gestionar su contenido digital, ya sean páginas web, documentos, imágenes o vídeos. Las empresas tienen cientos, si no miles o, incluso, decenas de miles de elementos de contenido digital que tienen que organizar y a los que necesitan acceder. 

Al integrar este contenido en un sistema, la empresa podrá gestionarlo en función de sus necesidades: para controlar quién tiene acceso a determinados contenidos, decidir dónde aparecerá el contenido, consultar cuándo se actualizó por última vez, etc.

¿Para qué se utiliza un CMS? 

Un CMS tiene tres usos principales en una empresa. 

1. Crear, editar, gestionar y distribuir contenidos en los canales digitales de la empresa, como sitios web y aplicaciones móviles, pero también en los expositores de las tiendas o en los sistemas de entretenimiento durante el vuelo, entre otros.
2. Ayudar al personal a trabajar de forma más eficaz y compartir conocimientos con los equipos, divisiones o, incluso, con toda la organización, ya que se puede colaborar para crear, editar y compartir contenido entre todos a través de una intranet o un centro de conocimiento.
3. Trabajar de forma más eficaz con socios u otras partes interesadas externas, ya que es más fácil que todos puedan acceder al contenido a través de una extranet o un portal. 

Aunque este tipo de sistemas no son ampliamente conocidos, los CMS desempeñan un papel fundamental en las empresas actuales. La economía digital y el «teletrabajo» nunca podrían llegar a ser tan efectivos sin dichos sistemas. Ayudan a las empresas a optimizar y automatizar los procesos implicados en la producción y distribución de contenidos, lo que permite al personal trabajar de forma mucho más eficaz y ofrecer una mejor experiencia online a los clientes.

Explicación de los diferentes tipos de CMS

El primer CMS ampliamente conocido es el sistema FileNet de IBM de principios de la década de los 90 y, desde entonces, son muchas las empresas que han desarrollado CMS para lanzarlos al mercado. 

Con el paso de los años, se han desarrollado diferentes tipos de CMS. Se diferencian por su finalidad (caso de uso), su arquitectura y sus modelos de licencia. 

A continuación, se describen las principales diferencias entre ellos.

Sistema de gestión de contenidos web (WCM)
frente a
sistema de gestión de contenidos por componentes (CCMS) 

• Con un sistema de gestión de contenidos web (CMS web) se pueden crear, editar y gestionar páginas web. Empezaron con páginas HTML que se utilizaban en sitios web externos, pero pronto se empezaron a utilizar también para el público interno en intranets. Estos sistemas se solían centrar en la página, de forma que esta se editaba como un todo. Sin embargo, este modelo presenta limitaciones importantes, ya que lleva a copiar o clonar el contenido, por ejemplo, cuando es necesario mostrar una misma información en dos lugares distintos del sitio web. Los CMS web actuales permiten reutilizar los contenidos: el mismo contenido se puede mostrar en varios lugares sin tener que copiarlo en cada caso.

• Un sistema de gestión de contenidos por componentes (CCMS) se utiliza para gestionar contenidos muy estructurados, como información técnica sobre los productos (por ejemplo, manuales de usuario), que tradicionalmente se ha publicado en formato impreso o PDF. La reutilización del contenido es el principal motivo para utilizar los «componentes» de contenido. Cuando un nuevo modelo de un equipo sustituye al modelo anterior y hay que hacer muy pocos cambios, la mayor parte del contenido se puede reutilizar sin necesidad de duplicarlo. Si, por ejemplo, el manual del Modelo A tiene 2000 párrafos de información, pero solo hay que editar 10 para volver a publicarlo como un nuevo manual del Modelo B, se pueden reutilizar de forma rápida y sencilla los otros 1990 párrafos.
  
  Hoy en día, el caso de uso de CCMS implica mucho más que la impresión y el archivo PDF, ya que es habitual que las empresas también quieran publicar esta información online en forma de páginas web individuales o fragmentos en lugar de publicar un PDF de gran tamaño. Los CCMS se utilizan cada vez más para otro tipo de contenidos distintos a la documentación técnica, como gestión de políticas, procedimientos, directrices, etc., en sectores que no están relacionados con la tecnología.

CMS comerciales frente a CMS de código abierto 

• Los CMS comerciales son los que se compran a un proveedor. Ofrecen una licencia que hay que pagar (licencia indefinida o temporal) o un modelo de suscripción. Se encargan de crear y mantener el software, por lo que puedes ponerte en contacto con su servicio de asistencia en caso de experimentar problemas y, en función de la gravedad, se acordará un plazo para solucionarlo.

• Un CMS de código abierto es un producto CMS «libre y gratuito». Puedes descargar el software y utilizarlo sin tener que pagar una cuota por la licencia. Hay una comunidad de desarrolladores que lo crea y lo mantiene. Obviamente, que sea gratuito está muy bien, pero ten en cuenta que requiere ciertas habilidades técnicas para implementarlo y mantenerlo (necesitarás recurrir a profesionales de TI). Además, no se puede garantizar que funcione para tu caso particular. Si algo sale mal, dependes de la comunidad o de tu propio equipo de TI para solucionar los problemas.
  
  Este modelo ha evolucionado y, hoy en día, existen algunos productos de código abierto que se pueden utilizar a través de un proveedor de servicios, el cual te ofrecerá una versión administrada de dicho CMS, así como un acuerdo de nivel de servicio.

CMS sin periféricos frente a CMS con front-end 

Es habitual escuchar el término «CMS sin periféricos». No es un concepto nuevo. De hecho, varios CMS de principios de los 2000 ya eran «sin periféricos». 

Así pues, ¿qué es un CMS «sin periféricos»? 

En primer lugar, debemos que explicar que los «periféricos» en cuestión aluden al sitio web (o «aplicación web») que se ejecuta sobre el CMS. Un CMS «sin periféricos» no dispone de un sitio web como capa de presentación, al contrario que un CMS con «front-end» (o interfaz). Un sistema «sin periféricos» presenta el contenido a través de API (normalmente en formato JSON) y esta es la forma principal de distribuirlo, mientras que los CMS con «front-end» entregan el contenido directamente a un sitio web a través de páginas HTML.

Ambos enfoques tienen ventajas y desventajas. Con un CMS con «front-end» se puede editar una página web en contexto, y con un CMS sin periféricos se puede distribuir contenido a varios dispositivos y en diversos formatos. Es por ello que, hoy en día, se promocionan los CMS híbridos, que integran lo mejor de ambos sistemas.

IA en la gestión de contenidos

La inteligencia artificial (IA) se utiliza en la gestión de contenidos para satisfacer dos aspectos principales.

• IA para la personalización. Uno de estos aspectos es que la tecnología de los CMS web empieza a utilizar la IA para adaptar mucho mejor el contenido al destinatario. En función de la conducta de navegación y de las interacciones y preferencias anteriores, el sistema intenta ofrecer contenido que resulte pertinente para el visitante en ese momento. Sin embargo, un CMS basado en páginas no puede satisfacer estas necesidades. El sistema debe ser capaz de gestionar los contenidos como elementos individuales que se puedan integrar y volver a integrarse de forma dinámica en experiencias digitales de interés y personalizadas.

• IA semántica. De esta forma, se puede hacer que el contenido sea más «inteligente» y facilitar el proceso de búsqueda y detección. Por un lado, la IA semántica ayuda a los autores de contenido a etiquetar automáticamente el contenido, normalmente de acuerdo con una taxonomía, para clasificarlo de forma coherente en todo el sistema. Por otro, mejora enormemente los resultados de búsqueda. Ofrece la posibilidad de encontrar contenido relacionado en función de la intención de búsqueda del usuario, en lugar de buscar las palabras exactas que se utilizan en el buscador.
  
  La IA semántica se puede utilizar tanto en CMS webs como en CCMS.

¿Cuál es el siguiente paso? 

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Puede encontrar más información sobre CMS sin periféricos en nuestro blog CMS sin periféricos. ¿Es necesario separar el front-end del back-end?.