What is a CMS?

Content. Management. System. Die einzelnen Wörter sind zwar leicht verständlich, doch zusammen nehmen sie eine ganz bestimmte Bedeutung an. 

Wenn Sie eine Sammlung haben, kann es manchmal schwierig sein, bestimmte Dinge zu finden. In diesem Fall kann es nützlich sein, die Sammlung mithilfe eines Systems zu organisieren. So könnten Sie Ihre „Inhalte“ beispielsweise alphabetisch oder chronologisch sortieren, damit Sie sie leichter finden und effektiver verwalten können. 

Das ist ein „Managementsystem“ für Ihren „Content“ – aber es ist nicht das, was wir meinen, wenn wir von einem „Content-Management-System“ oder „CMS“ sprechen. 

Ein CMS ist ein Softwaresystem oder eine Plattform, die von Unternehmen zur Verwaltung digitaler Inhalte verwendet wird – seien es Webseiten, Dokumente, Bilder oder Videos. Unternehmen können Hunderte, wenn nicht gar Tausende digitale Inhalte haben, die sie organisieren und abrufen müssen. 

Wenn diese Inhalte in einem System bereitgestellt werden, kann das Unternehmen sie nach seinen Bedürfnissen verwalten, z. B. um zu kontrollieren, wer Zugriff auf welche Inhalte hat, um zu entscheiden, wo die Inhalte angezeigt werden, oder um zu sehen, wann sie zuletzt aktualisiert wurden.

Wozu dient ein CMS? 

Es gibt drei Hauptanwendungsfälle für CMS in Unternehmen. 

1. Um Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten, zu verwalten und über digitale Kanäle bereitzustellen, z. B. auf Websites und in mobilen Apps, aber auch über Ladendisplays oder Bordunterhaltungssysteme, um nur einige zu nennen
2. Um Mitarbeitenden effizienteres Arbeiten und den Austausch von Wissen über Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen hinweg zu ermöglichen, indem Inhalte über ein Intranet oder ein Wissensportal erstellt, gemeinsam bearbeitet und geteilt werden
3. Um durch einfachen Zugriff auf Inhalte für alle Beteiligten über ein Extranet oder Portal effizienter mit Partnern oder anderen externen Stakeholdern zusammenzuarbeiten 

CMS arbeiten zwar weitgehend im Hintergrund, spielen jedoch eine entscheidende Rolle in Unternehmen – weder die digitale Wirtschaft noch das Arbeiten von zu Hause aus könnten ohne sie so effektiv funktionieren. Sie helfen Unternehmen dabei, die Prozesse zur Erstellung und Verteilung von Inhalten zu optimieren und zu automatisieren. So können Mitarbeitende viel effizienter arbeiten, und Kunden profitieren von besseren Online-Experiences.

Die verschiedenen CMS-Typen

Das gemeinhin als erstes CMS anerkannte System ist FileNet von IBM aus den frühen 1990er-Jahren. Seitdem haben viele Unternehmen CMS auf den Markt gebracht. 

Im Laufe der Jahre wurden verschiedene Arten von CMS entwickelt. Sie unterscheiden sich in ihrem jeweiligen Zweck (Anwendungsfall), ihrer Architektur und ihren Lizenzierungsmodellen. 

Die wichtigsten Unterschiede sind nachstehend aufgeführt.

Web Content Management (WCM)
im Vergleich zu
Component-Content-Management-Systemen (CCMS) 

• Mit einem Web-CMS können Sie Webseiten erstellen, bearbeiten und verwalten. Diese wurden zunächst als HTML-Seiten auf externen Websites bereitgestellt. Schon bald wurden sie jedoch auch bei internen Zielgruppen in Intranets verwendet. Diese Systeme waren früher „seitenorientiert“, d. h., Sie konnten eine Seite als Ganzes bearbeiten. Allerdings weist dieses Modell erhebliche Einschränkungen auf, da es zum Kopieren/Klonen von Inhalten führt, z. B. wenn Informationen in zwei Bereichen der Website angezeigt werden müssen. Ausgereiftere Web-CMS ermöglichen es Ihnen nun, Inhalte als wiederverwendbare Elemente zu nutzen – derselbe Inhalt kann so an verschiedenen Stellen angezeigt werden, ohne dass Sie ihn jedes Mal kopieren müssen.

• Ein CCMS wird verwendet, um komponentenbasierte Inhalte wie technische Produktinformationen (z. B. Benutzerhandbücher) zu verwalten, die traditionell in Druckform oder als PDF-Dateien veröffentlicht wurden. Die Wiederverwendung von Inhalten ist der Hauptgrund für die Verwendung von Inhaltskomponenten. Wenn Modell B eines Geräts Modell A ersetzt und nur wenige kleine Inhaltsänderungen erforderlich sind, kann der Großteil des Inhalts wiederverwendet werden, ohne dass er dupliziert werden muss. Enthält das Handbuch für Modell A beispielsweise 2.000 Absätze mit Informationen, aber nur 10 müssen für das neue Handbuch für Modell B bearbeitet werden, können Sie die anderen 1.990 Absätze schnell und einfach wiederverwenden.
  
  Heutzutage veröffentlichen Unternehmen diese Informationen aber oft nicht mehr nur in Druckform oder als PDF-Dateien, sondern auch online als Webseiten oder Snippets. Auch hier kommen CCMS zum Einsatz. Darüber hinaus werden CCMS zunehmend auch für Inhalte verwendet, die über technische Dokumentationen hinausgehen, etwa für die Verwaltung von Richtlinien, Verfahren, Vorgaben usw. in nicht technischen Branchen.

Kommerzielle CMS im Vergleich zu Open-Source-CMS 

• Kommerzielle CMS sind Systeme, die Sie bei einem Anbieter kaufen. Sie werden entweder über ein Lizenzmodell (unbefristete oder befristete Lizenz) oder als Abonnement erworben. Da der Anbieter die Software entwickelt und wartet, können Sie sich bei Problemen an den Support-Desk wenden. Je nach Priorität werden die Probleme innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens behoben.

• Ein Open-Source-CMS ist ein „kostenloses“ Produkt. Sie können die Software herunterladen und verwenden, ohne eine Lizenzgebühr bezahlen zu müssen. Es gibt eine Entwickler-Community, die die Software entwickelt und wartet. „Kostenlos“ klingt zwar gut, es muss jedoch berücksichtigt werden, dass für die Implementierung und Verwaltung der Software technisches Know-how erforderlich ist. Sie benötigen also IT-Expert:innen. Und natürlich gibt es auch keine Garantie, dass das CMS für Ihre spezifischen Anforderungen geeignet ist. Wenn Probleme auftreten, sind Sie auf die Community oder Ihr eigenes IT-Team angewiesen.
  
  Mittlerweile gibt es aber auch einige Open-Source-Produkte, die über einen Dienstleister angeboten werden. Dieser stellt Ihnen eine verwaltete Version eines solchen CMS inklusive Service Level Agreement bereit.

Headless CMS im Vergleich zu Head-on CMS 

Häufig fällt im Zusammenhang mit CMS der Begriff „Headless“. Die Idee dahinter ist nicht neu. Tatsächlich waren bereits einige CMS aus den frühen 2000er-Jahren „Headless“. 

Was ist also ein „Headless“ CMS? 

Ein „Head“ ist die Website (oder „Webanwendung“), die auf dem CMS ausgeführt wird. Ein „Headless“ CMS hat also im Gegensatz zu einem „Head-on“ CMS keine Website als Präsentationsebene. Ein „Headless“-System nutzt APIs als Hauptmethode zur Bereitstellung von Inhalten (oft im JSON-Format), während „Head-on“ CMS Inhalte über HTML-Seiten direkt auf einer Website bereitstellen.

Beide Ansätze bieten Vor- und Nachteile, wie z. B. das Bearbeiten von Webseiten im Kontext mit einem „Head-on“ CMS oder die Möglichkeit, Inhalte mit einem „Headless“ CMS in verschiedenen Formaten auf mehreren Geräten bereitzustellen. Mittlerweile gibt es auch Hybrid-CMS, die die Vorteile beider Systeme vereinen.

Content Management und KI

Es gibt zwei Schlüsselbereiche, in denen künstliche Intelligenz (KI) im Content Management verwendet wird.

• KI für Personalisierung: In diesem wichtigen Bereich nutzen Web-CMS-Technologien zunehmend KI, um Inhalte besser auf den Empfänger abzustimmen. Basierend auf dem Browsing-Verhalten, früheren Interaktionen und Präferenzen versucht das System, Inhalte bereitzustellen, die für die Besucherin oder den Besucher im jeweiligen Moment relevant sind. Ein seitenbasiertes CMS ist hierfür nicht geeignet. Das System muss in der Lage sein, Inhalte als einzelne Elemente zu verwalten, die dynamisch zu ansprechenden, personalisierten Digital Experiences zusammengefügt werden können.

• Semantische KI: Dabei handelt es sich um eine Möglichkeit, Inhalte „intelligenter“ zu gestalten und die Auffindbarkeit und Suche zu vereinfachen. Semantische KI unterstützt Autoren durch automatisiertes Tagging von Inhalten – in der Regel nach einer Taxonomie, sodass die Inhalte im gesamten System einheitlich klassifiziert werden. Darüber hinaus führt sie auch zu deutlich besseren Suchergebnissen. Die Funktion ermöglicht es, verwandte Inhalte basierend auf der Suchabsicht der Benutzerin oder des Benutzers zu finden, anstatt nur anhand der eingegebenen Suchbegriffe.
  
  Semantische KI kann sowohl in Web-CMS als auch in CCMS verwendet werden.

Wie geht es jetzt weiter? 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie RWS das Content Management mit unserem flexiblen Enterprise-CMS neu konzipiert, besuchen Sie unsere Tridion-Seite. 

Weitere Informationen zu „Headless“ CMS finden Sie in unserem Blog „Headless CMS: Mit oder ohne ‚Kopf‘?“.