California Casualty transformiert den digitalen Arbeitsplatz
California Casualty bietet Kfz- und Sachversicherungen über Affinitätsgruppen an, insbesondere in den Bereichen Bildung, Strafverfolgung, Brandbekämpfung und Pflege.
Das Unternehmen expandierte rasant (ursprünglich war man in 13 US-Bundesstaaten tätig, mittlerweile in 44), und die Anzahl der zu verwaltenden Dokumente stieg deutlich an. Daher wurde ein Dokumentenmanagement-System eingeführt, doch nach zehnjähriger Nutzung hatte das dreiköpfige Knowledge Management Team Schwierigkeiten, 35.000 Dokumente zu verwalten.
Das Ergebnis war, dass die Mitarbeiter die benötigten Informationen nicht schnell genug finden konnten. 90 % verbrachten täglich zwischen 30 und 60 Minuten mit der Suche nach Informationen. Viele gaben auf und wandten sich an den Helpdesk.
„Dank Tridion Docs konnten mein Team und ich die Anzahl der zu pflegenden Dokumente enorm verringern. Außerdem stellen wir sicher, dass alle Inhalte immer konsistent sind. Dadurch sparen wir jede Menge Zeit, sodass unsere Mitarbeiter sich jetzt um hochwertigen Kundenservice kümmern und ihre Arbeit sehr viel effizienter erledigen können.“
Herausforderungen
- Das Auffinden von Informationen für die Mitarbeiter erleichtern und beschleunigen
- Die Anzahl der Dokumente reduzieren und das Vertrauen der Mitarbeiter in die Richtigkeit der Informationen erhöhen
- Änderungen konsistent auf eine große Anzahl von Dokumenten anwenden und Abweichungen zwischen verschiedenen Materialien beseitigen
Lösung
- Tridion Docs (Component Content Management)
- Übersetzungsmanagement-Technologie von RWS
Ergebnisse
- Die Zahl der Dokumente sank von 35.000 auf 6.500 – eine Reduzierung um 81 %
- Es wurde eine zentrale Wissensquelle geschaffen, die immer und überall auf dem neuesten Stand ist und der die Mitarbeiter vertrauen können
- Die Navigationsqualität wurde um 57 % verbessert, sodass Benutzer direkt zum Inhalt navigieren können, anstatt danach suchen zu müssen
- Die Mitarbeiterproduktivität wurde erhöht, weil jetzt weniger Zeit für die Suche nach Inhalten erforderlich ist – die Auffindbarkeit von Informationen verbesserte sich um 75 %